GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE JORNADAS Y CONGRESOS
Valencia a 3 de Enero de 2.001

1.- INTRODUCCIÓN Y SENTIDO DE LA GUÍA
Dentro del ambicioso y necesario proyecto de creación de una serie de normativas y de orientaciones que pudieran sistematizar las relaciones entre asociaciones y federación, se inscribe esta guía de organización de jornadas y congresos, siendo su objetivo la facilitación de la realización de dichas actividades, así como la clarificación de aspectos que a lo largo de nuestra ya dilatada existencia han podido generar algunas confusiones.

La presente guía surge, a partir del encargo de nuestra Junta Directiva, como un proyecto que facilite la realización de aquellas actividades que, siendo propias de nuestra federación, se desarrollan en forma delegada por cada asociación.

La ayuda que pretende proporcionar viene referida no solo a sugerencias y orientaciones que siempre vienen bien en la realización de dichos eventos, sino también a la delimitación de competencias, actividades y tareas que cada componente-participante debe realizar.

No pretende ser un instrumento de coacción a la libertad y creatividad de las asociaciones delegadas, sino servir de clarificación respecto a que pretende hacer y obtener la federación con cada actividad.

Desde ese espíritu de ayuda y de claridad es desde donde nace.

2.- TIPOS DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS DE LA FEDERACIÓN
Las actividades que viene realizando la federación están circunscritas, por ahora, a los congresos y jornadas de carácter nacional, los cuales siguen (normalmente) una alternancia bianual cada uno de ellos. En un futuro cabe la posibilidad de que la federación pueda realizar otro tipo de espacios, los cuales tendrían su regulación en documentación aparte, la cual quedará anexa a la presente.

3.- JORNADAS

3.1.- Objetivos generales
Las jornadas conforman una actividad que se caracterizará por tener un sentido de alta participación de los socios, y con un carácter más interno. Tienen una entidad, por espacio y tiempo, menor que los congresos, y procurarán fomentar, fundamentalmente, el intercambio de experiencias entre los miembros de las asociaciones (y por ello de la federación). En ese sentido siempre tendrán un carácter más casero, y con menor internacionalidad.

El tema de las jornadas será aprobado en la asamblea de la federación a propuesta de la asociación organizadora, previo visto bueno de la junta directiva de la federación.

3.2.- Tipo de espacios propuestos y ponentes
Los espacios propuestos o esquema de los mismos pasan por los siguientes condicionantes:

· Las jornadas constarán de dos sesiones de 4-5 horas de duración (que salvo excepciones razonadas serán la tarde del viernes y la mañana del sábado de la última semana de Octubre o primera de Noviembre), con espacio posterior para la realización de la asamblea general. Debe reservarse un mínimo de dos horas para la asamblea.
· Previa y posteriormente se planificará, por parte de la organización, la realización de la junta directiva de la FEATF (generalmente la mañana del día de inicio de las jornadas), y las posibles reuniones de delegados de comisiones o colectivos (Mosaico, comisión de escuelas, etc.), habitualmente tras la asamblea general.
Conllevarán, como norma genérica, los siguientes espacios:
· Una ponencia, desarrollada por un experto nacional, con una duración aproximada de hora y media.
· Una mesa redonda, con la participación de expertos de dentro y de fuera de la federación. Duración aproximada: 1,5-2 horas.
· Diversos talleres simultáneos (al menos 8) dirigidos, preferentemente por miembros de la federación, seleccionados con criterios de interés científico y de variedad de contenidos. Es interesante facilitar la variedad en los orígenes (asociaciones) de los talleres. Duración aproximada: dos horas.
· Dos espacios de descanso, en los que será importante que haya bien un café servido por la organización, bien acceso fácil a servicio de cafetería.
· Cabe la posibilidad de que se realice un cocktel/recepción (patrocinada por alguna institución)
· El viernes por la noche se organizará la oferta de una cena para los asistentes e interesados.
· También se deberá planificar un lunch rápido e in situ para las reuniones de comisiones mencionadas.

3.3.- Composición de las comisiones organizadora y científica
· El comité organizador incluirá entre sus miembros a la comisión de organización de congresos y jornadas de la federación.
· El Comité Científico será nombrado de común acuerdo por la Asociación Organizadora y por la Junta Directiva de la Federación.

3.4.- Requerimientos del marco físico e infraestructuras
· Los locales de celebración deben contemplar:
· Un salón de actos con capacidad para alrededor de 200 personas
· 10 salas o aulas con capacidad para 25-30 personas, para la realización de talleres.
· Todo ello equipado con pizarra/papelógrafo, proyector de transparencias, y equipo de video-televisor.
· El hotel, preferentemente cercano a los locales de las jornadas, debe tener buenas comunicaciones con la sede de las mismas, y disponer en cercanías de servicios como restaurantes y bares.
· Es conveniente que todo ello pueda encontrarse bien comunicado con el centro de la ciudad, y mejor si se encuentra en él.

4.- CONGRESOS

4.1.- Objetivos generales
El congreso nacional se configura como la actividad científica de mayor peso de las realizadas por la federación. Tiene que servir de exponente de figuras y trabajos tanto nacionales como internacionales y representar un atractivo para los socios y los interesados en la terapia familiar y las intervenciones sistémicas. Posee un carácter más abierto y de mayor amplitud geográfica y participativa que las jornadas. Su duración es mayor y precisa de una importante participación y ayuda de otras instituciones. El tema del congreso será aprobado en asamblea, a propuesta de la junta directiva de la federación.

4.2.- Tipo de espacios propuestos y ponentes
Los espacios que se proponen para el marco de un congreso deben de ser variados y abarcar tres días en jornada de mañana y tarde, si bien es posible habilitar espacios de tiempo libre para facilitar reuniones (junta directiva, corresponsales Mosaico, etc.) o sencillamente la visita a la ciudad.
Los marcos propuestos son:

· Ponencias (una por día), entre las que incluiremos a uno o dos profesionales extranjeros de calado y atractivos para los asistentes.
· A las ponencias le seguirán las mesas redondas con participación de los otros ponentes y de miembros de la federación.
· Al menos dos espacios de talleres simultáneos, de dos horas de duración.
· Al menos dos espacios para la presentación de comunicaciones, fomentando la participación de socios de la federación.
· Paneles para posters
· Rincón cibernético con conexión a nuestra página web.
· Los necesarios espacios de descanso con servicio o acceso fácil a cafetería.
· Se reservará un espacio de, al menos, dos horas para la realización de la asamblea de la federación.

4.3.- Composición de las comisiones organizadora y científica
· El comité organizador incluirá entre sus miembros a la comisión de organización de congresos y jornadas de la federación.
· El Comité Científico será nombrado de común acuerdo por la Asociación Organizadora y por la Junta Directiva de la Federación.

4.4.- Requerimientos del marco físico e infraestructuras
Las recomendaciones son similares a las recogidas para las jornadas, si bien, aquí precisaríamos de mayor espacio para las sesiones plenarias, además de contemplar los servicios de traducción simultánea.

5.- APOYOS POSIBLES Y TRÁMITES INSTITUCIONALES
Ambas actividades pueden y deben recibir el apoyo y el reconocimiento máximo posible, lo que redundará en el conocimiento de nuestra federación- Por ello recomendamos los contactos con las siguientes instituciones, con los objetivos que se mencionan.

5.1.- Consejerías de Cultura, Sanidad y Bienestar Social, con diversos objetivos, tanto de recaudación de fondos, como la declaración de interés científico-sanitario (Sanidad) o de interés social.

5.2.- Ayuntamiento, para obtener facilidades en la consecución de locales, ayudas económicas, carpetas, programa social o cultural, folletos turísticos, recepción de bienvenida, etc.

5.3.- Colegios profesionales, pues algunos de ellos otorgan la calificación de interés científico.

5.4.- Bancos o cajas de ahorros, los cuales suelen colaborar aportando pequeñas subvenciones, o las carpetas para los asistentes.

5.5.- Librerías y casas farmacéuticas, las cuales, a cambio de un stand, ofrecen bien alguna ayuda, bien rebajas en los libros a los asistentes al acto.

5.6.- Fundaciones de voluntariado, las cuales, especialmente si tienen carácter público o dependientes de instituciones financieras, poseen locales y apoyan en la difusión.

5.7.- Las diputaciones provinciales siguen teniendo algunas competencias en temas de salud mental (en algunos territorios), motivo por el que pueden ofrecer colaboración financiera.

6.- PUBLICITACIÓN INTRA Y EXTRA FEDERACIÓN
La difusión de las actividades, en tiempo e intensidad, son decisivas en el éxito de asistencia. ebe ir destinada tanto a los socios como a los posibles interesados en la terapia familiar, las intervenciones sistémicas y la Mediación Familiar.

6.1.- Con respecto a los socios, y en orden a facilitar la posible participación de los mismos en los espacios contemplados en las actividades, recomendamos que en el caso de las Jornadas se les remita una primera información con, al menos, 6 meses de antelación al evento. Posteriormente, dos meses antes, pueden recibir el tríptico definitivo, con los espacios ya delimitados, así como los ponentes y participantes.

En el caso de los Congresos, la información previa debe hacerse con un año de antelación, y la definitiva, 4 meses antes.

6.2.- Cuestiones protocolarias en la propaganda. Es importante que la difusión exprese claramente que la actividad lo es de la federación, aunque organizada (por delegación) por una asociación. En este sentido deberían figurar de forma ostensible los anagramas de ambas. También deberá figurar la junta directiva de la federación.

6.3.- La difusión exterior conllevará diversas acciones:

6.3.1.- Mailing: además de los socios y otras asociaciones cercanas o coincidentes en el ámbito de aplicación, colegios profesionales, centros de SS.SS., centros de salud y de salud mental, unidades de hospitalización en S.M., interesados, etc.

6.3.2.- Posters en facultades, colegios profesionales, librerías especializadas, etc.

6.3.3.- Petición de difusión a los medios de comunicación, a los organismos oficiales, etc.

6.3.4.- Inclusión de anuncios en Mosaico, en revistas especializadas y en los boletines de los colegios oficiales

7.- CUESTIONES ECONÓMICAS
Las actividades tendrán el siguiente reparto económico (tanto de ganancias como de pérdidas): 70% a cargo de la federación, y el 30% restante a cargo de la asociación organizadora.

Para ayudar en la organización se dispensará a la asociación organizadora del pago de las cuotas a la federación, hasta que haya concluido la actividad.
En líneas generales se propone:

· Los ponentes invitados expresamente cobrarán sus honorarios
· La junta directiva de la federación dispondrá de las siguientes ayudas:
· Viaje, una noche de hotel, a cargo de la federación
· La inscripción gratuita a cargo de la organización
· Dos noches de hotel y la cena de clausura a cargo de la organización (en el caso de los congresos)
· El comité organizador (local) tendrá los gastos pagados, incluida la cena.
· Cada asociación facilitará la asistencia de su corresponsal a las reuniones de coordinación que se celebren, cubriendo el pago del viaje (y teniendo la inscripción gratuita)
· Deben establecerse unos gastos por cancelación de la inscripción, de forma que queden ya claros en el momento de realizar la misma. Estos serán del 20 % hasta un mes antes de la celebración de la actividad, y no habrá devolución con posterioridad.

8.- PRESENTACIÓN DE TRABAJOS
La presentación de talleres, comunicaciones o posters conllevará la previa formalización de la inscripción en la actividad, al menos del primer autor. Exigirá la aportación del título, autor y un resumen o abstract, así como datos de localización de los autores y material necesario (proyectores, vídeo, etc.), todo ello en formato digital y por escrito, según normas estandarizadas. Se recomienda que se remita confirmación de aceptación a aquellas presentaciones seleccionadas.
Los autores, cuyos trabajos hayan sido aceptados, deberán enviar con, al menos 20 días de antelación, el texto de su participación, con el objeto de poder entregar las actas al inicio de la actividad.

9.- CRONOLOGÍA RECOMENDADA
Por una cuestión de tradición y de pragmatismo, se recomienda como fecha la del fin de semana que incluye el 1º de noviembre, o cualquiera de los que la rodeen, siempre con el objeto de facilitar que los asistentes pierdan menos días de trabajo.

10.- CONEXIÓN ASOCIACIÓN ORGANIZADORA / FEDERACIÓN
Además de las preceptivas reuniones de junta directiva de la federación, en las que el presidente de la asociación organizadora informará al resto de la junta, la comisión de organización de jornadas y congresos ejercerá como interconexión entre aquella y la junta, y formarán parte de la comisión organizadora de la actividad.

Es de interés que en la comisión estén presentes organizadores de la última actividad, la próxima y de la siguiente.